Этот отрывок представляет собой лишь небольшую часть доступных шаблонов, которые вы можете применять в своей работе. Самое важное — это следить за точностью информации, когда вы вносите изменения в данные. Например, было бы неуместно, если некоторые руководители забыли обновить адрес компании, что в итоге приводит к тому, что кандидаты не могут точно выяснить месторасположение вашего офиса.
Как правильно оформить приглашение на собеседование: ключевые моменты
Корректно оформленный Job offer значительно повышает вероятность того, что кандидат доверится вашим намерениям и примет решение прийти на собеседование. В данной статье мы обсудим, как составить приглашение на работу так, чтобы оно не оттолкнуло соискателя. Здесь вы найдете актуальные шаблоны писем, образцы бланков и советы от опытных специалистов в области HR.
Вопрос о том, каких соискателей приглашать на собеседование, остается на ваше усмотрение. Важно придерживаться правил делового этикета и ответственно подходить к процессу поиска и отбора кандидатов. При этом форма, в которой вы предложите собеседование, не имеет особого значения — это может быть письменный формат через электронную или обычную почту, передача через курьера, телефонный звонок или даже использование современных методов, таких как чат-боты, SMS или видеозвонки через Skype.
Образец приглашения на собеседование, отправляемый по электронной почте, WhatsApp, Skype, Telegram или другим мессенджером:
Этот образец пригодится, если вы проводите первичную оценку кандидата перед собеседованием:
Рекомендуется подумать о подходе, с помощью которого вы собираетесь приглашать кандидата на собеседование, и каким образом сможете привлечь его внимание во время общения. Крайне важно, чтобы с самого первого знакомства соискатель сформировал положительное впечатление о вашей компании, ее руководстве и появилось желание занять вакантную позицию. Перед тем как отправлять письмо или инициировать звонок, обязательно изучите резюме кандидата. Внимательно просмотрите информацию, особенно касающуюся профессионального опыта и личных качеств — это поможет вам понять, насколько он соответствует требованиям вашей организации.
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Как эффективно проверять рекомендации. Простые решения для сложных ситуаций
Требования к приглашению на собеседование
При написании письма необходимо учитывать важность вакансии, которую вы собираетесь закрывать. Если вы подбираете специалиста на высокую должность, не следует отправлять приглашения, написанные для массового подбора сотрудников на позиции начального уровня. Уважительно относитесь к каждому потенциальному специалисту, демонстрируя индивидуальный подход: поблагодарите его за резюме и проявленный интерес к вашей компании.
Требования к приглашению на собеседование:
- Уважительный, деловой и лаконичный стиль общения;
- Отсутствие грамматических и орфографических ошибок;
- Простота и логичность изложения информации;
- Максимальная информативность, чтобы у кандидата не возникало дополнительных вопросов.
Памятка рекрутерам: что следует и не следует делать на первых этапах привлечения персонала
Обратите внимание! В организациях, которые ищут молодых и амбициозных специалистов для вакансий, требующих креативного подхода, вежливый и формальный стиль общения не всегда является приоритетом. Даже приглашения на собеседования HR-менеджеры часто пишут в более свободной форме.
Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве и вооружитесь актуальными инструментами для поиска и управления персоналом. Здесь нет ничего лишнего — только полезные знания! Также имеются квесты, онлайн-тренажеры, памятки, рекомендуемые сервисы и инструкции от ведущих экспертов в области HR.
Что включить в приглашение на собеседование
Структурируйте информацию так, чтобы она была легко воспринимаема кандидатом. По необходимости разбивайте текст на пункты, используйте списки и выделяйте ключевые данные. Избегайте использования непонятных терминов, которые могут быть понятны лишь вам. В дальнейшем вы сможете разъяснить ваши профессиональные требования подробнее, но не следует делать это в сложных письмах.
В приглашении необходимо указать:
- Название компании и область её деятельности;
- Место и время проведения собеседования — при необходимости прикрепите схему проезда;
- Список участников собеседования, включая их должности и ФИО;
- Наименование вакансии и требования к кандидату;
- Перечень документов, необходимых для трудоустройства.
Корректно структурированный образец приглашения на собеседование:
Опишите условия работы, специфику работы и схему оплаты труда. Уточните в приглашении список документов, которые кандидат должен предоставить для подтверждения своего профессионального опыта и квалификации. В общем, перечислите все важные сведения, не углубляясь в ненужные размышления.
Читайте в журнале Директор по персоналу: Расследование редакции. Увы, развод в вакансиях для HR-менеджеров
Кратко о главном: 5 ключевых моментов
- Приглашение на собеседование лучше всего отправлять в письменной форме, чтобы кандидат имел доступ ко всем деталям.
- В письме следует указать полную информацию о месте и времени собеседования, а также контактные данные.
- Для отправки приглашения можно использовать разные способы: электронная почта, обычная почта или SMS.
- После отправки электронного письма желательно позвонить и подтвердить, что кандидат его получил.
- Сообщение должно быть оптимистичным и подчеркивать значимость кандидата для вашей компании.
Ключевым этапом подбора персонала является знакомство с кандидатами на открытые должности. Это знакомство первоначально происходит через резюме. Если оно привлекает внимание, менеджер назначает личную встречу. Как же правильно пригласить на нее подходящего кандидата? Наилучший способ — это сделать это официально, в письменной форме, а не устно. Дело в том, что необходимо донести до кандидата все сведения с точностью и полнотой: название компании, адрес, номер кабинета, дата и время встречи, а также номера телефонов контактного лица.
Обычно в объявлении о вакансии не содержится всех необходимых элементов. Если же вы делаете это по телефону, то не всегда можно гарантировать, что кандидат в данный момент сможет все записать и запомнить все важные моменты. Поэтому письмо станет идеальным инструментом для передачи всей необходимой информации. Таким образом, кандидату не придется неоднократно перезванивать, чтобы уточнять детали.
Существуют разные варианты отправки письма-приглашения кандидата на должность в вашу организацию:
- Электронная почта.
- Обычная почта на бланке компании.
- SMS.
Однако это не исключает такой распространённый способ, как телефонный звонок. Официальное приглашение будет особенно полезным, если искомый кандидат имеет важное значение для компании. В подобном случае перед тем, как отправить формальное приглашение, лучше сначала позвонить кандидату и рассказать о собеседовании, а затем направить приглашение по электронной или обычной почте с четкими и точными сведениями.
Какие данные стоит включить в приглашение на собеседование
В тексте письма необходимо коротко и корректно информировать кандидата о том, что его ждут на собеседовании. На этом этапе знакомства потенциальный работник рассматривает различные варианты трудоустройства и возможности в различных организациях. Очень важно написать так, чтобы привлечь его внимание и заинтересовать в сотрудничестве с вашей компанией. Шаблона для такого письма не существует: его нужно составить в деловом стиле и позитивном ключе.
Обращайте внимание на такие аспекты, которые необходимо включить в текст приглашения к руководителю:
- Название компании и имя лица, принимающего решение;
- Адрес, вместе с датой и временем, когда пройдет собеседование;
- Информация о конкретной вакансии (если их несколько);
- Контактные данные менеджера по персоналу или другого специалиста, который организует встречу;
- Список необходимых документов для предоставления.
Список документов, которые могут потребоваться от кандидата, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ. Обычно среди них можно встретить паспорт, СНИЛС, военный билет, трудовую книжку (или иные материалы о трудовой деятельности), диплом об образовании.
Дополнительно включите ссылку на официальный сайт компании, чтобы кандидат лучше представлял деятельность вашей организации. Также полезно будет подчеркнуть преимущества работы у вас. В конце письма укажите, что вы ожидаете письменного или телефонного подтверждения о том, что кандидат явится на интервью.
Помните, что работодатель должен учитывать неприкосновенность личной жизни кандидата и не имеет права использовать его персональные данные без согласия (статья 23 Конституции РФ). Если замечается необходимость в обработке личных данных, следует получить письменное согласие кандидата (статья 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006 о персональных данных).
Для того чтобы кандидат хотел прийти на интервью с представителями вашей компании, текст приглашения должен быть составлен грамотно и правильно. Информация излагается сжато, но емко и без лишних фраз, не более того. Не забудьте поблагодарить человека за проявленный интерес к компании, чтобы создать ему благоприятное первое впечатление. Упомяните, что вы уже изучили его резюме и готовы встретиться, чтобы более детально обсудить важные нюансы.
Например, вы можете использовать следующий текст в качестве приглашения для кандидата на должность менеджера по маркетингу:
Уважаемый Сергей Сергеевич,
Выражаем Вам благодарность за интерес, проявленный к вакансии менеджера по маркетингу в компании ООО Ppt.ru. Мы внимательно проанализировали Ваше резюме и пришли к выводу, что Ваш опыт, знания и квалификация соответствуют требованиям нашей компании. В связи с этим приглашаем Вас на собеседование к нашему генеральному директору Петрову Порфирию Петровичу во вторник, 25 июня 2024 года, в 11.30. Наш адрес: 456789, Россия, субъект РФ, проспект Замечательный, д. 1.
Для более детального знакомства с нашей организацией вы также можете посетить наш сайт: www.ppt.ru.
Если указанная дата или время Вам подходят, прошу сообщить заранее. Не забудьте взять с собой паспорт и диплом об образовании. Для дополнительных вопросов обращайтесь по телефону: 8 (907) 777-77-77.
Менеджер по персоналу ООО Ppt.ru, Пэпэтэшин П. П.
Дополнительно в письме уместно упомянуть, что на встрече вы планируете рассказать кандидату больше о деятельности компании и преимуществах сотрудничества с ней, как это показано в следующем примере:
Здравствуйте, Анатолий Анатольевич!
Как отправить приглашение на собеседование по почте
Электронная почта является еще одним удобным способом коммуникации между компанией и соискателем. Отправляя сообщение по этому каналу, вы не отвлекаете кандидата от его дел и предоставляете ему возможность изучить письмо в спокойной обстановке.
Предъявляются стандартные требования к электронному приглашению. Оно должно быть оформлено в деловом стиле, содержать персонализированное вступление и быть максимально точным. Обычно недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки, потому что они могут серьезно подорвать репутацию вашей компании.
В теме письма отразите его суть, например: «Приглашаем на собеседование в компанию Jobers». Этот обозначение важно, поскольку оно дополнительно защитит ваше сообщение от попадания в спам. Однако даже при соблюдении всех вышеперечисленных советов ваше письмо может попасть под фильтры почтовой системы или затеряться среди других сообщений. Если адресат не отвечает в течение 1-2 дней, не забудьте продублировать приглашение по телефону.
Помимо основной информации, вы можете включить в текст письма краткую информацию о вашей компании и ссылку на официальный сайт. Это особенно актуально на этом этапе, когда специалист начала лишь ознакомиться с различными предложениями, а вежливый и уважительный тон письма вместе с четким описанием ваших преимуществ могут оказать влияние на его окончательное решение.
Пример приглашения:
Уважаемый Игорь Константинович!
Компания Jobers выражает благодарность за интерес, проявленный к вакансии менеджера по продажам. Мы глубоко изучили Ваше резюме и пришли к выводу, что Ваши знания и опыт идеально соответствуют нашим требованиям.
Приглашаем Вас на собеседование с руководителем подразделения 01.01.2023 года в 12.00. Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Зеленая, д. 24, офис 16.
При себе необходимо иметь паспорт, трудовую книжку и диплом об образовании.
С уважением,
Менеджер по персоналу компании Jobers,
Вахрутова Ирина,
тел…
Приглашение на собеседование через SMS может быть также эффективным вариантом. Его единственным недостатком является необходимость вводить достаточно длинный текст сообщения на маленькой клавиатуре смартфона. Такой подход можно рассмотреть, если вас не устраивают телефонные звонки, а других контактных данных, кроме номера телефона, нет. Коммуникация через SMS предполагает краткость.
Образец приглашения:
Уважаемая Елена Петровна! HR-отдел компании Jobers рассмотрел ваше резюме и приглашает вас на собеседование 01.01.2023 года в 12.00. Наш адрес: г. Москва, ул. Зеленая, д. 24, офис 16. Не забудьте взять паспорт, диплом и трудовую книжку. Дополнительные вопросы: телефон…, HR-менеджер Вахрутова Ирина.
Как пригласить на собеседование по телефону
Некоторые работодатели предпочитают не отправлять письма, а сразу же звонить кандидатам, чтобы быстрее достигнуть соглашения. Однако о том, как корректно пригласить кандидата на собеседование по телефону, задумываются немногие. Алгоритм приглашения может показаться очевидным, но на самом деле без тщательной подготовки разговор по телефону может оказаться неструктурированным и не принести желаемого результата — донести важную информацию о собеседовании до соискателя.
Какие правила следует учитывать, приглашая на собеседование по телефону? Как и в любых формах устного общения, важны четкая речь, разборчивая дикция, дружелюбный интонационный настрой, логика и последовательность изложения. Перед тем как позвонить кандидату, стоит подготовить примерный сценарий разговора, а также ответы на возможные вопросы от кандидата и другие детали, которые могут возникнуть в процессе общения.
Ниже представлен план и пример разговора для телефонного приглашения на собеседование:
- Приветствие;
- Объяснение причины обращения;
- Уточнение, удобно ли продолжать разговор. Например: «Здравствуйте, Иван Иванович! Вас беспокоит Ольга, менеджер компании Моя компания. Мы заинтересованы в вашем резюме на вакансию клиентского менеджера. Есть временное окно для обсуждения трудоустройства?»
- Если собеседник высказывает согласие — переходите к описанию деталей и информации о встрече. Перед тем как приступить к конкретным данным — дате, времени и месту встречи — желательно удостовериться, что собеседник может зафиксировать информацию. После завершения разговора рекомендуется продублировать информацию кандидату через SMS или в мессенджере. Хорошо иметь наготове несколько возможных дат и времени, чтобы кандидат мог выбрать наиболее удобный вариант. Конечно, важно поддерживать приветливое и уважительное взаимодействие, чтобы создать комфортную атмосферу общения.
Перед тем как перейти непосредственно к деталям — дате, времени, адресу собеседования — убедитесь, что собеседник в состоянии записать информацию, чтобы в конце разговора вы могли продублировать детали через SMS или в мессенджере. Заодно подготовьте несколько вариантов дат и времени, чтобы дать кандидату возможность выбора. Очень важно поддерживать приветливый и уважительный тон, чтобы установить 联系和 положить начало продуктивному диалогу.
Профессиональный скрипт для звонка
Иногда звонок по телефону не только служит способом назначения встречи, но и предоставляет возможность уточнить компетенции кандидата. Вы сможете определить, является ли это специалистом, подходящим для вашей организации, и стоит ли тратить на него время. Мы готовы поделиться с вами проверенным скриптом разговора, который поможет вам в этом — отправьте ваш email, и мы вышлем вам его.
Как вы видите, единого стандарта для оформления приглашения на собеседование не существует. Каждая организация сама выбирает удобные форматы обращения. Однако, если вы хотите произвести впечатление, продемонстрировать качество и значимость — необходимо тщательно подойти даже к подобным простым обращениям, адаптируя их к корпоративным стандартам и требованиям делового этикета. Такой подход покажет кандидату, что работодатель обращает внимание на детали и может быть требовательным к сотрудникам (это создаст убеждение о необходимости более серьезно взглянуть на вакансию и лучше подготовиться).
Что касается ответа на приглашение, то у него также нет каких-то жестких правил. Обычная структура может заключать в себя такие пункты:
- Обращение к контактному лицу по имени и отчеству;
- Благодарность за интерес и обратный отклик;
- Согласование предложенных дат и времени встречи, либо предложение собственного варианта, если предложенные время или дата не устраивают (желательно указать причину).
Ожидаемый срок для предоставления ответа — от 1 до 3 дней с момента получения приглашения. Более длительный отклик может дать понять, что соискатель не проявляет особого интереса, в то время как немедленный ответ может создать впечатление, что он хочет быть на шаг впереди. Тем не менее, если вакансия пользуется популярностью, и конкуренция велика, а также если ваша организация имеет положительную репутацию, лучше быть более оперативным с ответом.
Подпишитесь на рассылку и получите доступ к дополнительным материалам только для наших подписчиков:
- Как сократить налоговые отчисления для сотрудников
- Как разработать эффективную систему мотивации
Электронная почта
Отправка приглашения на собеседование через email идеально подходит для массового подбора, так как шаблоны значительно экономят время, заменяя индивидуальные звонки и обращение. Однако также этот способ будет полезен в прочих случаях, например, когда кандидат указал электронную почту как предпочтительный способ связи, или если менеджер по персоналу не может дозвониться по указанному в резюме телефону.
Преимущества этого метода в том, что он позволяет кандидату ответить в удобное для него время. Также соискатель получает необходимую информацию о встрече в письменном виде, что позволяет ему в любое время пользоваться этой информацией. Недостаток этого формата заключается в том, что он не позволяет получить быстрые ответы. По сути, сообщение по email лучше подходит для передачи информации, чем для установления диалога.
При составлении электронного письма стоит учитывать корпоративные требования к стилю и оформлению. Помимо стандартных данных, в него желательно включить:
- Ссылки на вакансию и сайт компании;
- Темы заголовка — «Приглашение на собеседование», наименования организации и открытой должности;
- Карту проезда;
- Запрос о подтверждении согласия на встречу.
Мы подготовили образцы приглашений на собеседование по email, которые вы можете использовать в качестве основы для подготовки сообщений кандидатам.
Здравствуйте, Евгений Сергеевич!
Мы получили вашу заявку на вакансию Регионального представителя. Ваш профессиональный опыт нас заинтересовал. Спасибо за проявленный интерес к нашей компании и приглашаем вас на собеседование 07.06.2023 г. в 13.00. Мы находимся по адресу: г. N, ул. Новая, д. 8, офис 204.
На встрече у вас будет возможность узнать больше о нашей организации, задачах на должности и предлагаемых условиях труда. Не забудьте взять паспорт и документ об образовании.
Просим уведомить нас ответным сообщением или звонком об согласии на собеседование в указанное время. Если предложенные дата и время вас не устраивают или возникли вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону.
С уважением,
Менеджер по персоналу ООО Пирс
М. С. Иванова
Тел. 456-12-34
Меня зовут Ирина. Я являюсь рекрутером в ООО «Инвест». Мы занимаемся производством и оптовой продажей светопрозрачных конструкций. В связи с расширением нашей сети мы ищем работника на должность регионального представителя.
Изучив ваше резюме на сайте ищукадры.ру, мы хотели бы пригласить вас на собеседование 06.06.2023 года в 14.00. Наш адрес: г. T, ул. Лучшая, д. 5, офис 205.
Более подробно ознакомиться с требованиями к вакансии вы можете по следующей ссылке: (ваша ссылка с вакансией).
Для согласования иного времени встречи или уточнения возникших вопросов свяжитесь со мной по телефону 456-12-33.
С уважением,
Рекрутер ООО «Инвест»
И. Н. Гусева
SMS и мессенджеры
Современные технологии глубоко укоренились в повседневной жизни, поэтому формат приглашения на собеседование через SMS и мессенджеры становится всё более популярным. Кандидаты воспринимают это как более удобный способ общения и отвечают быстрее, что открывает возможности для обратной связи, а не просто передачи информации.
Метод приглашения кандидата на собеседование через SMS и мессенджеры подразумевает более краткие и неформальные сообщения по сравнению с электронными письмами.
Подводя итоги
Приглашение кандидата на собеседование — это первое звено между потенциальным сотрудником и работодателем. Именно от формата и содержания данного приглашения зависит, какое впечатление сложится у специалиста о вашей компании. Вы можете предложить деловую встречу в письменной или устной форме: по телефону, электронной почте, SMS или через мессенджеры. Правильный подход к составлению текста и выбор способа коммуникации, который подходит для вашего контекста, помогут вам привлечь интерес соискателя и обеспечить его присутствие на собеседовании.
Имею высшее психологическое образование с уклоном в подбор и адаптацию персонала, а также в работе с кадровым резервом. Успешный опыт работы в HR-департаменте крупных производственных и торговых компаний, в том числе в организации работы с удаленными подразделениями с нуля. Проведение кадрового аудита, восстановление документации и оптимизация HR-процессов, правовое сопровождение деятельности.
