Секретари нужны почти во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, департамент, государственное учреждение или финансовая организация. Почти каждому руководителю нужен секретарь или помощник. Сегодня такой персонал нанимают даже медицинские центры, крупные магазины и выставочные залы.
Требования к секретарю
Сегодня должность секретаря утратила престиж технического руководителя. Характеристики изменились качественно:
- требуемый уровень образования;
- социальный статус;
- престижность профессии;
- оплата труда;
- перспективы профессионального роста.
Согласно ЕКС и профстандарту, утвержденному приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н, должности секретаря-референта или офис-менеджера, работающего в качестве секретаря-менеджера или помощника, относятся к категории:
- специалист;
- или руководителям среднего и низшего звена.
Секретари в малом бизнесе часто выполняют несколько функций. В их обязанности входит ведение личных дел персонала, составление налоговых деклараций, обучение по охране труда и технике безопасности и другие задачи, которые не приносят прибыли на полный рабочий день.
CEN классифицирует секретарей как профессионалов и описывает необходимые знания, подготовку и опыт.
Более актуальными представляются требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333. При этом учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность смены профессии через программы профессиональной переподготовки.
В этих разделах должностной инструкции нет никаких особенностей. Текст соответствует законодательству. Заключительные положения включают ссылку на профессиональный стандарт, использованный для подготовки описания должности, на NLA и на процедуру представления описания должности работнику.
Специалист имеет право:
4.1 Участвовать в обсуждении проектов резолюций, в совещаниях по их подготовке и реализации.
4.2. обращаться к непосредственному начальнику за разъяснениями и уточнениями по поводу полученных заданий и поручений.
4.3. по указанию непосредственного руководителя запрашивать и получать от других сотрудников организации необходимую информацию и документацию, требуемую для выполнения задания.
4.4. знать проекты решений руководства по выполняемым им задачам, документы, устанавливающие его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества выполнения задач.
4.5. представляет предложения по организации работы в рамках своих обязанностей на рассмотрение своему начальнику.
4.6. Участвует в обсуждении вопросов, связанных с его/ее задачами.
4.7. ……… (другие права)
5.1 Работники несут ответственность за
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством Российской Федерации,
за правонарушения и преступления, совершенные в пределах своей трудовой деятельности, — в порядке, предусмотренном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации,
за ущерб, причиненный организации, — в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (Прочие резервы по обязательствам)
6. заключительные положения
6.1 Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 г. № 333н, с учетом ………. (сведения о локальных правовых актах организации).
6.2 Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией должно происходить при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается на сайте ……… (подписью в удостоверении личности, входящем в состав настоящей должностной инструкции (в журнале учета ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Пожалуйста, посоветуйте. При приеме на работу секретарь была устно проинформирована о своих обязанностях. Позже она прочитала должностную инструкцию и обнаружила, что некоторые пункты, упомянутые в ней, отсутствуют, и сказала, что будет делать только то, что указано в должностной инструкции. Это законно?
Описание
Секретарь — это не только сотрудник, но и лицо компании. Внимательный, умный, обаятельный, приятный — все эти качества применимы к человеку, который работает секретарем.
В то время как работодатель занимается самыми важными делами компании, секретарь занят административной и управленческой деятельностью. Успех компании зависит от профессионализма секретаря.
Обязанности:
- Регистрация входящих и исходящих документов.
- Обслуживание руководителя и его посетителей.
- Создание рабочего плана для руководителя.
- Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
- Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).
Секретарь должен обладать следующей квалификацией:
- Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
- Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
- Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
- Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
- Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.
Заработная плата
В среднем секретарь получает за свою работу 25000 рублей. Средняя зарплата секретаря составляет 25,25. Те, кто хочет работать секретарем без опыта, могут рассчитывать на невысокую зарплату от 10000 до 15000 рублей. Однако вы должны отлично владеть компьютером и знать основы офисной работы.
Клерк с опытом работы в течение одного года получает зарплату в размере 20 000 рублей.
Желательны сотрудники со знанием английского языка и опытом работы. Их зарплата может составлять 25000 рублей и более.
Какими личностными качествами должен обладать секретарь?
Поскольку работа секретаря заключается в том, чтобы помогать руководителю вести его дела, хороший профессионал характеризуется, прежде всего, чувством ответственности и аккуратностью. Внимательность, исполнительность и организованность секретаря имеют большое значение для того, чтобы избежать недоразумений при подготовке документов и назначении встреч.
Секретарь должен обладать такими качествами, как чистоплотность, пунктуальность, дружелюбие и общительность, поскольку ему/ей приходится общаться с руководством, клиентами и персоналом.
Сейчас, когда секретарь является лицом компании, приятная внешность — необходимый критерий. Конечно, это не значит, что на эту должность подходит только девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и вкуса. Секретарями обычно работают женщины. Считается, что они более гибкие, стрессоустойчивые и могут сделать офис более приятным.
Преимущества профессии секретарь
Основные преимущества работы секретарем включают:
- стабильность;
- приобретение полезных навыков общения;
- новые знакомства;
- работа в комфортном офисе;
- возможность совмещения с учебой или работой.
Эта профессия не относится к числу наиболее высокооплачиваемых. Чаще всего уровень вознаграждения зависит от региона проживания соискателя, уровня его квалификации и размера компании — по статистике, средняя зарплата секретарей колеблется от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на достойную зарплату, даже по меркам большого города.
Недостатки профессии секретарь
Не думайте, что профессия секретаря — это сплошные преимущества — в ней есть много нюансов, которые огорчают. Во-первых, это отсутствие потенциала роста. Как правило, менеджеры не хотят расставаться с хорошими сотрудниками и поэтому не продвигают их по службе. Однако иногда секретарей хвалят и повышают в должности. Однако этого могут добиться только те, кто проявил трудолюбие, чувство ответственности и хорошо знает свою работу.
К наиболее важным недостаткам профессии секретаря относятся:
- ненормированный рабочий день;
- монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
- необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.
Карьера
Вокруг профессии секретаря существует множество мифов о трудностях, связанных с карьерным ростом. Отчасти это правда. Но это верно лишь отчасти — все зависит от конкретного человека.
Тот, кто находится на высоте в течение 1-2 лет и уверенно движется к множеству перспектив, а также тот, кто занимает должность секретаря.
Умные и энергичные люди могут найти лучшую должность в той же компании, став, например, помощником руководителя, а затем управляющим директором или даже директором.
Где работать секретарю
Им нужны секретари:
- различные организации и фирмы;
- суды, адвокаты и нотариусы.
Секретарь необходим как в крупной компании, так и в малом бизнесе.
Сколько зарабатывает секретарь
Фиксированной суммы среднемесячной заработной платы сотрудников секретариата не существует.
Государственная служба платит своим сотрудникам не высокие зарплаты, а около 300 долларов. Однако если вы работаете в крупной иностранной компании, вы можете увеличить свой доход на сумму до $1000.
Образование
Исполнительными помощниками могут быть люди с университетским образованием или окончившие специализированную школу подготовки секретарей. В некоторых случаях компания, которая вас нанимает, может предоставить обучение.
Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде выпускников со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и уверенно пользоваться оргтехникой.
