Анализ текущих вакансий на порталах по поиску работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию соискателей. Достаточно среднего или неполного высшего образования. Специализация не имеет значения. Практические навыки важнее:
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция — это документ, который не является обязательным, но, тем не менее, широко используется. Его основная функция — ознакомить работника с перечнем задач, входящих в зону его ответственности, а также с его правами и обязанностями.
Примечание: Данный документ можно скачать из КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера
В большинстве компаний за подготовку документа отвечает либо юрист, либо секретарь компании, либо руководитель отдела кадров. Однако, независимо от того, кто в конечном итоге отвечает за регистрацию, она должна быть одобрена главой компании.
Поскольку в законе нет «должностной инструкции», нет и утвержденного шаблона для нее. Это означает, что компании и организации могут свободно использовать различные готовые шаблоны или разрабатывать их по своему усмотрению, в зависимости от потребностей своего производства.
Должностные инструкции, которые наиболее широко используются в компаниях, состоят из нескольких разделов:
- «Общие положения»,
- «Основные функции»,
- «Права»,
- «Ответственность»,
Которые иногда дополняются абзацами, подобными следующим.
Документ всегда составляется в одном экземпляре. Если в компании работает несколько работников, выполняющих одну и ту же работу, для каждого из них составляется отдельный документ, чтобы избежать дублирования.
Описание вакансии может быть написано от руки (что в последние годы стало большой редкостью) или напечатано. Однако независимо от того, как он написан, он должен быть подтвержден «реальными» подписями. В то же время документ не нужно опечатывать, так как он является частью внутреннего документооборота организации.
Содержание должностной инструкции офис-менеджера
В верхней центральной части документа напишите название документа и орган, для которого он готовится. Затем, с правой стороны, следует оставить несколько строк для того, чтобы руководитель компании утвердил должностную инструкцию: Здесь следует указать его должность, название компании, фамилию, имя, девичью фамилию, отчество и строку для подписи (с расшифровкой).
Общие положения
Следующий раздел открывает основную часть руководства. Он называется «Общие положения» и впервые называет непосредственного руководителя офис-менеджера (не называя конкретных имен). Затем документ, служащий основанием для назначения и увольнения работника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый профессиональный опыт и стаж работы. Далее следует процедура замещения офис-менеджера во время его/ее отсутствия.
Далее следует перечислить документы и положения, которые офис-менеджеры должны учитывать в своей работе. Далее перечислите все законы и нормативные акты, с которыми должен быть знаком офис-менеджер: Трудовые, административные и другие законы, постановления, руководства по управлению, правила охраны труда и техники безопасности и т.д.
Должностные обязанности офис-менеджера
Во втором разделе, озаглавленном «Обязанности», следует перечислить конкретные обязанности офис-менеджера (которые примерно эквивалентны обязанностям секретаря). Однако следует иметь в виду, что в разных компаниях эти задачи могут несколько отличаться.
Важный момент: список задач должен соответствовать рабочему времени сотрудника и не должен ни обременять его, ни давать ему слишком много свободы.
Полномочия офис-менеджера
В разделе «Права» должны быть изложены полномочия офис-менеджера, включая инициативы, которые он может предпринять для максимального повышения эффективности и результативности своей работы. Это включает в себя способность работать с руководством и сотрудниками других отделов.
Ответственность офис-менеджера
В четвертом разделе «Подотчетность» четко определены нарушения и проступки, которые повлекут за собой дисциплинарные меры. Они должны быть тщательно и точно обозначены, поскольку эта часть документа может служить доказательством в пользу одной или другой стороны в случае возникновения конфликтов, которые необходимо разрешить в суде.
Наконец, документ следует согласовать с ответственным лицом, записав его должность, название организации и его полное имя, и представить ему на подпись.
Особенности профессии офис-менеджера
Должность офис-менеджера была введена для оптимизации эффективности работы офиса и повышения общей производительности организации. Проще говоря, близлежащие специалисты были освобождены от ненужных задач путем создания должности офис-менеджера на полный рабочий день, в обязанности которого теперь входят административные и бюджетные задачи, помощь руководителю и работа с документами.
Поскольку в должностные обязанности менеджера входит передача информации своим коллегам, он обычно подчиняется руководителю компании, его заместителю или начальнику отдела кадров.
Сегодня специалисты этой профессии могут легко найти работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Это не сложная, но ответственная и увлекательная работа. Каждый рабочий день проходит по-разному, задачи всегда новые и сложные.
Погружаясь в жизнь и проблемы офиса, менеджеры получают уникальную возможность глубже узнать направление развития компании и попытаться реализовать себя в более престижной должности в будущем.
Основные задачи офис-менеджера
Обязанности офис-менеджера вытекают из возложенных на него задач, полномочий и уровня ответственности и поэтому напрямую зависят от сферы деятельности компании. Однако главной задачей сотрудника является правильная организация всех офисных процедур на благо компании. Для этого специалист должен:
Создавать приятную атмосферу для коллег и клиентов,
координировать работу персонала и офисных служб,
оснастить офис всем необходимым оборудованием.
Должностные обязанности офисного менеджера
Когда работодатель подбирает сотрудника на должность офис-менеджера, он перечисляет его непосредственные обязанности в должностной инструкции. Чаще всего в таком документе работнику предписывается выполнение следующих задач:
Разработать организационную структуру,
планировать ежедневную работу офиса,
руководить всем персоналом или его частью,
создать культуру компании,
Организовать работу офиса,
Вести деловую переписку,
Участвовать в подготовке деловых встреч и торжественных мероприятий,
принимать и регистрировать звонки и запросы,
Получение пропусков и приветствие посетителей,
управление межведомственными отношениями,
зонирование офиса,
выставление счетов-фактур и первичная бухгалтерия по мере необходимости,
получение личной информации о персонале.
Приобретайте бытовую химию, продукты питания и напитки,
Закупка и обслуживание офисного оборудования, расходных материалов и других расходных материалов,
Закупка расходных материалов для персонала,
Вести переговоры о заключении контрактов на техническое обслуживание офисного оборудования,
Обустроить рабочую зону и следить за ее чистотой,
контролировать выполнение заданий сотрудниками,
проводить проверки и инвентаризацию,
контролировать расходы на канцелярские принадлежности,
ведение электронной таблицы,
готовить внутренние и внешние отчеты,
предоставление необходимой документации руководителю,
Сбор отчетов из всех отделов.
Список обязательных задач офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он/она работает. Например, одни руководители требуют от своих сотрудников отвечать только на звонки и почту, а другие — выполнять все вышеперечисленные задачи и выполнять подчиненными поручения начальства (например, заказывать билеты, бронировать гостиницы для командировок и т.д.).
Требования к навыкам и качествам офис-менеджера
Поскольку это должность с полной занятостью, большое внимание уделяется пунктуальным и ответственным сотрудникам. Важны не столько технические навыки, сколько способность офис-менеджера справляться с (всегда очень большой) рабочей нагрузкой и выполнять все задания в срок.
Что обычно ожидают работодатели:
Умение работать с офисным оборудованием (сканеры, факсы, ксероксы и т.д.),
Знание специализированного программного обеспечения (MS Office, системы CMS и т.д.),
Стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности,
Хорошая память, внимание к деталям,
Хорошие навыки устного и письменного общения,
Ухоженный внешний вид.
Карьерный рост офис-менеджера
Поэтому карьерный рост на этой должности невозможен. Однако если это крупная компания с большим количеством отделов, офис-менеджер может продвинуться до руководителя отдела внутренних закупок или другого внутреннего подразделения компании, которое занимается закупками.
Обучение офис-менеджеров
Разработано benzoix/freepik
Обучение как таковое не имеет большого значения для этой должности, но ценятся сотрудники, имеющие опыт работы в офисе и умеющие составлять различные документы.
Офис-менеджеров часто обучают внутри компании еще до приема на работу, хотя так происходит не везде. Поэтому стоит пройти короткие онлайн-курсы, чтобы приобрести соответствующие навыки.
АНО АКАДЕМИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПОСЛЕДИПЛОМНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СВ. ПЕТЕРБУРГ
Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2022 году
Одним из положительных аспектов специализации является то, что она пользуется большим спросом. Компетентные и эффективные офис-менеджеры нужны всегда. Недостатком является то, что не каждая компания имеет достаточный спрос на специалистов, и не каждый соискатель способен справиться с объемом поставленных перед ним задач. Отсюда высокая текучесть кадров на этой должности. Еще одним недостатком является то, что они предпочитают нанимать в основном женщин.
Уровень заработной платы также варьируется, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Однако есть вакансии, которые предлагают 60 000 и даже 100 000 рублей в месяц. Последний вариант чаще встречается в Москве и Санкт-Петербурге.
