Одним из главных аспектов успешной работы в области тендеров является постоянная готовность к профессиональному развитию. Это включает в себя отслеживание изменений в законодательстве, использование как бесплатных, так и платных сервисов и агрегаторов, подписку на бизнес-сообщества и активное участие в специализированных форумах. Все эти действия помогут оставаться в курсе последних новостей и тенденций в области государственных закупок.
Обязанности и должностная инструкция тендерного специалиста-поставщика
Профессия тендерного специалиста в России является относительно новой, и ее популярность значительно возросла в последние годы из-за увеличения числа торгов, проводимых на электронных площадках. Давайте рассмотрим, чем занимается данный сотрудник и какие требования существуют к его профессиональной деятельности.
В различных организациях, занимающихся тендерами, могут применяться разные наименования должностей: менеджер по торгам, менеджер по тендерам, юрист по закупкам или менеджер по закупкам и т. д. Независимо от названия, суть работы остается неизменной.
Организации, в которых нет должности управляющего по торгам или тендерного специалиста, не смогут эффективно участвовать в торгах на высоком уровне квалификации. Это подчеркивает важность наличия грамотных и опытных тендерных работников, чья деятельность напрямую влияет на успех компании в конкурентной среде.
Основная задача тендерного менеджера заключается в поиске торгов, регулируемых 44-ФЗ и 223-ФЗ, и обеспечении участия своей организации в этих процедурах. Появление профессии тендерного специалиста стало следствием строгого регулирования закупочной деятельности на уровне федерального законодательства. В период с 2005 года было принято несколько законов (94-ФЗ в 2005 году и 44-ФЗ в 2013 году), которые заставили компании нанимать в штат тендерных сотрудников, обладающих необходимыми знаниями о тонкостях законодательства в данной области и способствующих успешному участию в тендерах.
Требования к квалификации тендерного специалиста
Законодатель предоставляет организациям возможность самостоятельно устанавливать обязанности для специалистов по электронным торгам, а также определять перечень требований по образованию, опыту работы и навыкам для тендерного сотрудника. В этом процессе помогает профессиональный стандарт работника в сфере закупок, который был утвержден Приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н (при этом данный документ не является обязательным для использования, согласно письму Минэкономразвития России от 21.06.2016 № Д28и-1536). Исключение составляют тендерщики, представляющие поставщика — для них существует требование, согласно которому, согласно статье 38 44-ФЗ, необходимо наличие высшего или дополнительного профессионального образования в области закупок.
К сожалению, образование по данной профессии в учебных заведениях не предлагается (обучение предусмотрено только для специалистов по контрактному управлению). Тех, кто хочет приобрести знания в сфере тендеров, направляют в различные учебные учреждения, где проводятся специализированные курсы. Конкретная организация, ищущая нового сотрудника, определяет, чем именно занимается менеджер по тендерным закупкам, а также круг его обязанностей и требования к кандидату.
Что касается уровня образования, то требуются либо степени от среднего до высшего (например, по направлениям «юрист» или «экономист»), либо дополнительное профессиональное образование.
Что касается опыта практической деятельности, то, как правило, требуется более трех лет работы в сфере закупок или в других правовых отраслях.
Необходимо также умение работать с различными автоматизированными системами, а также навыки обработки и хранения данных. Специалист должен уметь проводить аналитические исследования, оценивать выгоды для бизнеса от участия в торгах, а также иметь навыки делопроизводства для оперативного формирования необходимой документации для тендеров.
Кроме того, знание иностранных языков дает возможность участвовать в международных тендерах. Высокая степень ответственности, внимательность к деталям, способность принимать независимые решения и стремление к постоянному обучению также являются важными характеристиками кандидата. Таким образом, специалист по тендерной документации должен обладать широким спектром знаний и компетенций, однако нельзя считать его ИТ-специалистом.
Что такое тендер?
Простыми словами, тендер — это процесс, в рамках которого осуществляется поиск и выбор поставщика или исполнителя для выполнения определенной задачи. Например, это может быть тендер на закупку школьных парт, продуктов питания и так далее.
На специализированных площадках (сегодня их существует множество) организации, которым необходимы определенные товары или услуги, размещают свои заявки и ожидают предложений в ответ. Начинается процесс закупки, который в быту часто называют тендером. Победитель определяется организатором на основании заранее установленных критериев. Кроме того, весь этот процесс регулируется федеральным законом № 44-ФЗ.
На таких площадках можно не только проводить закупки, но и выступать в роли поставщика, предлагая свои товары или услуги. Это удобно, так как недобросовестные поставщики или предприниматели (например, имеющие долги по налогам или находящиеся в процессе банкротства) исключены из участия в торгах.
Менеджер по тендерам или специалист по закупкам
Данная профессия может носить несколько наименований, таких как менеджер по тендерам, специалист по закупкам, специалист по электронным торгам и т. д. Появление этой специальности обусловлено введением регламентации процесса закупок в бюджетных организациях и предприятиях. Следовательно, возникла необходимость в специалистах, которые имеют глубокие знания о всех этапах закупок.
В современном мире эта профессия является крайне востребованной на рынке труда, поскольку как бюджетные учреждения, так и частные предприниматели переходят на регламентированные системы закупок. Работа менеджера по тендерам — это не только сложная, но и увлекательная деятельность, включающая в себя поиск поставщиков (или размещение своей организации на электронной площадке), подготовку документации, проведение торгов и многое другое. Обсудим подробнее обязанности специалиста по закупкам, чтобы глубже понять суть этой профессии.
Какими навыками должен обладать тендерный специалист
По всей видимости, для заказчиков разработаны профстандарты, которые они обязаны учитывать в отношении своих сотрудников. Это касается следующих документов:
- Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н «Об утверждении профессионального стандарта Специалист в сфере закупок»
- Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 626н «Об утверждении профессионального стандарта Эксперт в сфере закупок»
Организация-заказчик должна подготовить своих сотрудников таким образом, чтобы они выполняли свои трудовые функции в соответствии с установленными стандартами. У поставщика такой обязанности не имеется, хотя работники контрактной службы или отдела продаж, имея дело с аналогичными ресурсами и контрактами, все же должны быть в курсе ряда вопросов. Тендерный специалист не обязан заниматься вопросами планирования, нормирования или формирования отчетности, однако должен разбираться в соответствующих документах, чтобы знать, как нормируются закупки у конкретного заказчика и как формируется план-график. Для успешной работы необходимы навыки поиска, анализа и оценки документации, соблюдения регламентированных процессов.
Специалист по тендерам может повышать свой профессиональный уровень и квалификацию как на рабочем месте, самостоятельно накапливая опыт, так и с помощью дополнительного образования, полученного в учебных центрах (как в очной, так и в дистанционной формах обучения).
Для того чтобы посетить дополнительные курсы и получить дополнительное профессиональное образование, необходимо иметь высшее или среднее профессиональное образование (должен быть документ, подтверждающий учебу). Либо же человек должен быть студентом, проходящим обучение в это время.
Как стать специалистом по тендерам: рекомендации экспертов
Станислав Грузин, заместитель директора департамента обучения и правовой экспертизы OTC.RU, а также эксперт в области закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ, советует преступить к участию в небольших тендерах по 44-ФЗ сразу после изучения основных законов. Почему это важно? Ответ вы сможете узнать из представленного видео:
Олег Бируля, эксперт по тендерам и юрист в области госзакупок, отмечает, что работа тендерного специалиста требует комплексных знаний в области юриспруденции, технологий и менеджмента. Более подробно он рассказывает об этом в видеозаписи фрагмента вебинара «Как стать специалистом по тендерам»:
Присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram, чтобы получать информацию о самых интересных аспектах бизнеса.
Мы готовы помочь как начинающим, так и опытным поставщикам на любом этапе торгов: начиная с анализа закупки и заканчивая участием в аукционе и подписанием контракта.
Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?
Формат работы тендер-менеджера формирует не только его профессиональные навыки, но также отражается на его личностных характеристиках. Хороший специалист не должен быть развит односторонне, он должен обладать всесторонними знаниями и восприимчивостью к обучению. Просто знание процедуры заполнения документов недостаточно; потребуется взаимодействие с клиентами и партнерами, сотрудничество с контролирующими учреждениями, умение обрабатывать большой объем информации и понимать законодательство. Исходя из этого, мы выделим традиционный набор качеств, которыми должен обладать менеджер, представив их в виде словесного портрета специалиста:
Юридически подкован и разбирается в законодательстве
Фундаментальными документами, регулирующими деятельность в сфере закупок, являются два основных закона:
- 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (государственные закупки).
- 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (корпоративные закупки).
Кроме этого, важно также знать и разбираться в Гражданском законодательстве, Бюджетном кодексе и сопутствующих нормативах, актах, постановлениях и т. д. Даже если специалист работает на стороне поставщика, ему необходимо быть осведомленным в этом правовом поле, чтобы, в случае конфликта, убедительно отстоять интересы своего работодателя перед ФАС и на равных взаимодействовать с заказчиками. Не секрет, что в сфере госзаказа все еще имеются недобросовестные организаторы, использующие незаконные схемы для продвижения своих исполнителей. Специалист должен уметь анализировать документы и выявлять уловки заказчиков, чтобы предостерегать клиента от заведомо проигрышных предложений или грамотно оформлять жалобы в ФАС.
Важным источником информации о государственных и муниципальных закупках является Единая информационная система (ЕИС) — www.zakupki.gov.ru/
На этом сайте размещены все процедуры, проводимые на восьми федеральных электронных торговых площадках (ЭТП) в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Специалист должен уверенно использовать инструменты сайта для поиска лотов, подготавливать аналитические отчеты по нишам, конкурентам и заказчикам. Кроме того, здесь публикуются свежие новости, методические рекомендации, инструкции и документация по организации и участию в госзакупках.
Имеет богатый опыт
Разностороннее развитие является залогом успеха для менеджера, превращая его в специалиста высокого класса. Знания теории и несколько предложений в портфолио недостаточны: практический опыт является ключевым. Нельзя недооценивать стремление к победам и наличие выигранных контрактов в своем активе. Конечно, поначалу таких контрактов может быть немного, но с повышением уверенности в своих силах их число будет расти.
Личный успех для специалиста может заключаться не только в участии в электронных аукционах, но и в других формах проведения торгов: конкурсах, котировках, запросах предложений и т. д.
На сайтах вакансий работодатели ищут соискателей с опытом от одного до трех лет, а для руководящих должностей — от пяти лет. Однако это не должно приводить в уныние новичков, поскольку начать активность можно с простых задач: оформление электронной подписи (ЭП) для участия в госзакупках, регистрация участника на сайте ЕИС, составление аналитических отчетов и прочее. Постепенно можно переходить к подготовке заявок, которые в конечном итоге приведут к первым успехам. Таким образом, накапливается опыт и портфолио, и через год соискатель может попробовать устроиться в другую, более крупную организацию.
Должностная инструкция специалиста по тендерам
Компетенции специалиста могут варьироваться в зависимости от того, на чьей стороне он работает.
Работая в компании-поставщике, специалист должен:
- исследовать и анализировать потенциально интересные тендеры, оценивать рентабельность участия;
- формировать заявки на участие в процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- проверять тендерную документацию на наличие предвзятости в пользу определенного исполнителя или на наличие ошибок со стороны заказчика;
- направлять запросы для разъяснений непонятных моментов в тендерной документации;
- взаимодействовать с контролирующими органами, готовить отчеты, запрашивать необходимые справки;
- следить за сроками выполнения обязательств по контракту и сроками осуществления платежей;
- создавать и продлевать учетные записи компании в ЕИС;
- аккредитовывать компанию на коммерческих площадках;
- оформлять и продлевать ЭП;
- подготавливать различные сводки и отчеты;
- грамотно составлять жалобы в ФАС и принимать участие в судебных разбирательствах;
- выполнять иные обязанности, определенные работодателем.
В организации заказчика тендерный специалист:
- анализирует поставщиков на основе соответствующих реестров;
- подготавливает извещения, тендерную документацию и размещает их в ЕИС;
- контролирует выполнение обязательств и своевременную оплату исполнителю;
- участвует в экспертизе полученных товаров и результатов услуг;
- составляет итоговые протоколы;
- проводит консультации;
- собирает информацию о кандидатах для проведения закупки у единственного поставщика;
- проводит аттестацию своих сотрудников и организует их профессиональную переподготовку;
- выполняет иные профессиональные обязанности.
Процедуры и процессы
Должностная инструкция для специалиста по тендерам разрабатывается в зависимости от того, будет ли он представлять заказчика или же компанию-поставщика в качестве участника конкурса. В первом случае преимущества в его обязанностях касаются оформления требований, а также приема и анализа заявок.
Совместно с руководством специалисту необходимо оценить финансовую целесообразность сотрудничества с каждым из участников и выбрать оптимальный вариант, то есть победителя. Кроме того, он информирует руководство об отклоненных предложениях. Если выгодных предложений не оказалось, процедура тендера аннулируется. Впоследствии постановление о возврате залога (вадиума) в отдел бухгалтерии передается исполнителям. Все действия и процедуры должны документироваться, и на протяжении всего процесса составляются протоколы с приложениями.
Специалист по тендерам также отвечает за ведение учета заказов, поступающих в компанию, и мониторинг расходов. Иногда он должен заниматься обработкой информации относительно выполнения заданий, а также поддерживать контакт с порталами, занимающимися официальным размещением конкурсов. Если же специалист представляет компанию-участника, он обязан не только отслеживать актуальные возможности, но и контролировать комплектование документов, соответствие предложения требованиям заказчика, соблюдение ценовой политики своей организации. К тому же он отвечает за соблюдение всех сроков и контролирует выполнение условий участия в конкурсе.
Квалификация
Главные ожидания со стороны работодателей: наличие высшего образования (желательно в области экономики, права или технической дисциплины), опыт работы в сфере публичных заказов (не менее трех лет), глубокое знание соответствующих законов. Дополнительным активом будет владение иностранными языками, так как это предоставит компании дополнительные возможности в участии в зарубежных конкурсах. Уровень заработной платы специалистов по тендерам формируется на основе их опыта работы и потенциальной ценности для организации.
На крупных предприятиях, активно участвующих в тендерах, уровень заработной платы может достигать ста тысяч рублей. Тем не менее, базовые требования включают также знание компьютерного программного обеспечения, а также такие качества, как аккуратность, точность, ответственность, умение организовать свою работу, а также высокая мотивация к обучению и повышению квалификации.
