Тайм менеджмент что это такое. Таймменеджмент определение техники и обучение тайм менеджмент что это такое

Термины используются различные, но все они касаются важных, объемных и зачастую неприятных задач, олицетворяемых лягушками и слонами. Понятие «лягушка» появилось благодаря эксперту в области психологии успеха Брайану Трейси, который советует начинать утро с выполнения таких задач, что он называет «поеданием лягушки».

Тайм-менеджмент

В конструкторе Unisender имеется искусственный интеллект, который значительно упростит процесс подготовки вашей рассылки.
Он поможет выбрать тему и составить текст письма,
подберет соответствующие изображения и предоставит советы по улучшению вашей рассылки.

Тайм-менеджмент — это комплекс методов, направленных на грамотное распределение времени и ресурсов с целью повышения продуктивности в сфере профессиональной деятельности и личной жизни. Дословный перевод термина — это управление временем.

Важность времени как ресурса трудно переоценить. Каждый человек распоряжается отведенными ему часами жизни по своему усмотрению. Одни люди предпочитают тратить их на отдых и развлечения, в то время как другие вкладывают в образование, карьерные достижения или путешествия. Мы используем время как средство инвестирования в свои проекты, занимаемся саморазвитием и заботимся о здоровье.

Существует множество подходов и методов управления временем. Я расскажу о двух основных аспектах тайм-менеджмента: избавлении от привычек и алгоритмов, которые снижают продуктивность, а также о методах эффективного целеполагания и организации рабочего графика.

Пожиратели продуктивности

Прежде чем повышать свою рабочую эффективность, необходимо избавиться от тех факторов, которые тормозят вашу работу. Их не так много, но они прочно укоренились в нашем повседневном расписании и не хотят исчезать без борьбы.

Вредные привычки

Вы даже не осознаете, сколько времени уходит на перекуры, пребывание в социальных сетях и бесполезные разговоры по телефону.

Эти вещи не только забирают ценные минуты, но и снижают общую эффективность, поскольку на продуктивность также влияют мое здоровья и эмоциональное состояние.

Алкоголь, курение, неправильное питание и недостаток сна негативно сказываются на способности мозга усваивать информацию, принимать решения и генерировать идеи.

Кроме того, сложно сосредоточиться после чтения панических постов о том, как всё плохо, которыми изобилуют ленты новостей. Для продуктивной работы необходимо находиться в спокойном и ресурсном состоянии, с позитивным настроем. Сегодня речь идет об информационной гигиене — бесконечное потребление бесполезной информации также стало одной из вредных привычек.

Если вы хотите ориентироваться в текущих событиях в мире и стране, выбирайте 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральной подачей и объективностью информации.

Все вышеперечисленные привычки выступают противниками эффективного управления временем. Они отнимают у нас время, здоровье, внимание и эмоциональные ресурсы. Устраните эти препятствия, и вам станет легче.

Если вы часто застреваете в социальных сетях, вам могут помочь специальные приложения, которые отслеживают, сколько времени вы проводите в них. Некоторые из них просто собирают статистику, а другие могут ограничивать доступ к определенным приложениям. На Play Market можно найти множество таких сервисов по запросам «лимит времени» или «блокировка приложений на время». Среди положительных отзывов лидирует приложение StayFree — стоит попробовать.

Существует также множество аналогов для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome под названием Productivity Owl. Эта «продуктивная сова» позволяет вам провести на сайте всего несколько секунд, после чего блокирует его. К доступу без ограничений остаются только возможности, добавленные в ваш белый список.

Однако, если вам необходимо много работать с информацией и полная блокировка не подходит, вы можете следовать противоположному принципу — поставьте временные ограничения на ресурсы, которые у вас отнимают время. Например, так работает StayFocusd, который разрешает проводить на запрещенных сайтах только ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, знакомое каждому.

Прокрастинация — это подсознательное стремление отложить выполнение задачи на потом. Вместо того чтобы приступать к важной работе, мы находим разнообразные отговорки: «Посмотрю сериал», «Поглажу кошку», «Почитаю почту». Мы говорим себе, что выпьем кофе — и только потом начнем работать.

Исследования показывают, что прокрастинация — это не заболевание, а симптом. Она указывает на наличие проблем, которые человек не хочет признавать:

задача слишком сложная;
непонятно, с чего начинать;
это новая задача (например, впервые добавляете статью на сайт или выписываете документ в 1С);
вы перегружены и не можете работать;
вы не видите смысла в выполнении работы или она противоречит вашему характеру.

Например, творческие люди часто испытывают отвращение к однообразию рутинных задач.

Бороться стоит не с прокрастинацией как таковой, а с теми причинами, которые ее вызывают: делегировать сложные и непонятные задачи другим специалистам, стараться исключить ненужные занятия, разбивать большие проекты на мелкие задачи, просить о помощи при необходимости, делать регулярные перерывы и следить за своим состоянием. Иногда прокрастинация связана с тем, что человек не находится в подходящем эмоциональном состоянии. Например, в сфере продаж, некоторые люди делают 5-10 звонков, чтобы «войти в рабочий ритм».

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер отмечал, что управление будет все более распространяться за пределы коммерческих организаций, где оно возникло в попытке организовать производственные процессы. Тайм-менеджмент включает в себя техники и методы, направленные на управление вашим временем. Это касается самоорганизации и самоуправления. Тайм-менеджмент помогает индивиду или организации планировать свое время и эффективно использовать ресурсы. Например, если работа заваливает, а вы не знаете, с чего начать, важно установить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра служит полезным инструментом для определения, какие задачи являются срочными и важными, а какие лишь отвлекают вас от основного. Не забывайте и о знаменитом правиле Парето, согласно которому лишь 20% усилий способны принести 80% результата и наоборот. Чем больше вы успеваете, тем выше качество вашей работы и жизни в целом. В условиях цифровой трансформации и постоянных изменений умение четко распоряжаться своим временем помогает сохранить фокус на целях и не сбиваться с пути, что крайне важно в современном мире, особенно на рынке труда.

Приоритизация. Для выполнения задачи необходимо определить ее срочность, сложность и важность. Только после этого стоит переходить к ее реализации.
Планирование. Перед началом работы важно осознать, когда именно нужно выполнять задачу и сколько на это уйдет времени.
Структурирование. Необходимо понять, как отслеживать процесс выполнения задачи и оценивать результаты.

Читайте ещё: С чего самостоятельно начать обучение программированию: этапы освоения профессии и советы новичкам. Как стать программистом.

Большая часть технологий управления временем базируется на принципах структурирования и приоритизации, а лишь небольшая часть — на сложных комбинациях всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник до сложных систем управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Этот метод будет особенно полезен людям, которым сложно вставать рано по утрам — совет психолога Ника Уигнала. Записывайте свои рабочие и личные задания на следующий день в конце рабочего дня. Это поможет вам заранее осознать загруженность и распределить задачи, избегая утренней спешки. Подготовкой могут быть не только списки задач, но и подготовка рабочей одежды или обеда, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять как в блокноте на бумаге, так и с использованием мобильных приложений.

2. Хотя бы N минут

Эта техника помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач, даже если они очень важные или срочные. Попробуйте начать с того, чтобы уделить задаче всего несколько минут — например, пять или десять. Согласно мнению профессора Университета Лейпцига Джулии Мюллер, это дает человеку право передумать, и такое сознательное сокращение времени усилит чувство контроля над ситуацией. Это помогает избежать ощущения принуждения делать что-то неприятное, поэтому выполнение последующих задач станет легче.

3. Дедлайны

Устанавливайте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Ясные временные рамки помогают увеличивать скорость работы и преодолевать прокрастинацию. Исследования Массачусетского технологического института показали, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки. Однако такие сроки менее эффективны, чем внешние дедлайны, установленные руководителем или организацией конкурса. В вашем личном времени внешними контролерами могут быть друзья, коллеги или родственники.

4. Поедание лягушки

Брайан Трейси, бизнес-тренер, предлагает начинать каждое утро с «поедания лягушки» — выполнения самой сложной и неприятной задачи в самом начале дня. Утром ваш ум менее перегружен, и поэтому вам легче справиться с трудной задачей. После её завершения все остальные дела будут казаться относительно несложными, и вы все еще будете полны сил.

5. Мелкие задачи

Эта стратегия является полной противоположностью предыдущему методу. Начинайте с выполнения мелких задач, которые занимают 1–2 минуты, сразу же, по возможности. Например, проверьте почту, запустите оборудование, отправьте запросы или распределите задачи. Этот принцип заимствован из метода Getting Things Done (GTD), разработанного бизнес-тренером Дэвидом Алленом.

6. Автофокус

Метод автофокуса подойдет тем, кто часто сталкивается с задачами без дедлайнов. Два предыдущих метода подразумевают выбор задачи, и это ощущение может вызвать отторжение. Автор метода, Марк Форстер, считает, что вначале следует составить единый список всех дел, а затем медленно его просмотреть, пока не возникнет желание остановиться на одной задаче. На объем задачи не обращайте внимания — важнее, что у вас есть желание выполнить её прямо сейчас. Если удалось закончить дело за день — вычеркните его. Если нет — перенесите в конец списка и пересмотрите его снова.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра», Марк Форстер, рекомендует не приступать сразу к срочным задачам, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел, куда не получится добавить новые задачи, но можно перенести задачи на следующий день. Такой подход позволяет сохранить фокус на текущих делах и сосредоточиться на своем объеме работы.

Принципы тайм-менеджмента

Планирование. Оно позволяет заранее распределять время для выполнения задач. Существуют разные виды планирования: краткосрочное (ежедневные задачи), среднесрочное (еженедельные или ежемесячные списки) и долгосрочное (годовые цели). Этот принцип включает в себя установление сроков и необходимость определения ресурсов.

S (Specific) — цель должна быть конкретной и однозначной. Избегайте неясных формулировок.
M (Measurable) — цель должна быть измеримой. Установите критерии для оценки прогресса.
A (Achievable) — цель должна быть реалистичной и достижимой, но достаточной для того, чтобы …
R (Relevant) — цель должна быть значимой и актуальной для вас.
T (Time-bound) — у цели должен быть определенный срок выполнения.

Как отметили эксперты, необязательно придерживаться строгих методик при определении целей, можно опираться на собственное предвкушение и внутренние ощущения мотивации, которая заставляет двигаться вперед.

Эксперт также рекомендует не ставить слишком много задач на день — идеальный вариант — начинать с трех-пяти обязательных, которые нужно выполнить. Лучше включить меньше критически важных дел, а если останется время, дополнительно заняться другими задачами.

Вторая рекомендация заключается в том, чтобы сочетать свои задачи с личными желаниями и целями, управляя направлением своего движения.

Делегирование. Делегирование подразумевает передачу определенных задач или полномочий другим людям. Это важно для эффективного использования времени и ресурсов, а также для развития членов команды. Ключевым моментом является правильный выбор обязанностей, которые можно передать другим, и уверенность в компетентности тех, кому они будут доверены.

Управление отвлекающими факторами. Различные отвлекающие факторы, такие как звонки, сообщения или шум, существенно снижают уровень продуктивности. Эффективное управление ими включает создание условий для сосредоточенной работы, установка ограничений на определенные виды деятельности и составление четкого графика работы.

Читайте ещё: Кем можно работать без образования. Работа без образования.

Периодический отдых. Регулярные перерывы необходимы для поддержания концентрации и предотвращения выгорания. Различные техники позволяют переключаться на более важные задачи и отвлекаться на личные дела в нужный момент.

Использование инструментов и технологий. Существует множество приложений и средств для рационального управления временем: электронные календари, списки дел и программы для отслеживания задач. Эти сервисы помогают автоматизировать рутинные процессы, организовывать информацию и контролировать ход выполнения.

Рефлексия и корректировка. Регулярный анализ процесса управления временем позволяет выявить менее эффективные привычки и скорректировать их. Рефлексия также помогает адаптироваться к изменениям и улучшать навыки тайм-менеджмента.

Инструменты и методы тайм-менеджмента

Техника Помидор.

Техника Помидор, созданная Франческо Чирилло, сосредоточена на увеличении концентрации и повышении эффективности работы путем чередования коротких периодов работы и отдыха. Создатель метода испытывал трудности в учебе во время студенческих лет и разработал этот подход, чтобы эффективно учиться.

Рабочий период, называемый «помидором», длится 25 минут, за которым следует короткий перерыв в пять минут. После четырех таких подходов рекомендуется взять более длительный перерыв — 15–30 минут.

Во время «помидора» важно сосредоточиться на одной задаче и избегать всех отвлекающих факторов. После каждого помидора можно подводить итоги по выполненному, что способствует оценке продуктивности и улучшению планирования.

Если вам не нужно мгновенно реагировать на входящие данные, отключите уведомления, чтобы ничто не мешало вам сосредоточиться на текущей задаче.

Метод Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты в зависимости от срочности и важности задач. Она делится на четыре квадрата:

Важные и срочные — требуют немедленного внимания;
Важные, но несрочные — можно запланировать на будущее;
Неважные, но срочные — могут быть делегированы или выполнены позже;
Неважные и несрочные — могут быть просто исключены из списка.

Начните выполнение задач с первой категории и планируйте задачи из второй, чтобы избежать их превращения в срочные. Эта техника помогает сократить время на выполнение дел, не приносящих ожидаемых результатов.

Метод ABCDE.

Метод ABCDE, разработанный бизнес-тренером Брайаном Трейси, фокусируется на оценке приоритетов. Напишите список дел и обозначьте каждую задачу буквами A, B, C, D или E в зависимости от их важности:

A: самые важные задачи.
B: важные, но не критические задачи.
C: задачи, которые можно выполнить, если останется время.
D: задачи, которые можно делегировать.
E: задачи, которые можно исключить.

Выполняйте задачи по порядку: сначала A, затем B и так далее. Главное правило — не заниматься задачами B, пока не завершены все задачи A.

Техника блокировки времени.

Этот метод предполагает выделение определенных временных блоков для выполнения задач. Например, утро можно отвести на творческую работу, а послеобеденное время — на встречи. В течение такого шара сосредоточьтесь лишь на запланированной задаче.

Метод GTD.

Методика Getting Things Done (GTD) Дэвида Алена строится вокруг структурированного подхода к организации задач и идей. Этот метод основан на простом принципе: чем больше информации человек удерживает в голове, тем труднее ему решить, на чем сосредоточиться.

Ключевые принципы тайм-менеджмента

Четко формулировать цели. Наличие цели является основополагающим для движения вперед. Как только цель становится конкретной, средства для её достижения также начинают находиться. Разные цели могут быть краткосрочными, долгосрочными или глобальными. Каждое достижение только усиливает мотивацию.
Расставлять приоритеты. Важно определить, что действительно необходимо выполнить срочно, а что может подождать. Некоторые задачи можно делегировать, а от других и вовсе стоит отказаться. Сосредоточение на важных делах способствует достижению поставленных целей.
Планировать. Четкий план позволяет избежать замедлений и неразберихи. Это значительно оптимизирует использование времени.
Проявлять гибкость. Учитывайте, что не все зависит от ваших желаний и целей. Когда обстоятельства меняются, стоит корректировать и свои планы.
Проводить саморефлексию. Регулярная оценка своего состояния, успехов и динамики работы позволяет выявлять слабые места и совершенствовать систему управления временем.
Фиксировать планы и изменения. Все обязательные задачи лучше записывать где-то — на бумаге, в приложении, на доске. Не загружайте лишней информацией вашу память, так как это может негативно сказаться на продуктивности и потребует больше умственных ресурсов.
Обязательно выделять время на отдых. Человеческие ресурсы, как физические, так и психоэмоциональные, имеют свои ограничения. Регулярные перерывы из фактором поддержания работоспособности.
Избегать монотонности. Выполнять однотипные задачи может быть утомительно. Сменяйте задачи по сложности и времени, чтобы избежать переутомления.
Декомпозировать крупные задачи. Разделите сложные задачи на более мелкие подзадачи, чтобы постепенно продвигаться к цели. Завершение каждого этапа придаёт уверенности и мотивации.
Не отвлекаться. Независимо от места работы, вас могут отвлекать множество факторов — уведомления, звонки, сообщения. Ограничьте эти источники во время работы, чтобы сосредоточиться на задачах.

Ключом к успешному управлению временем является самодисциплина. Если человек не может отказаться от текущих желаний и потребностей в пользу более длительных целей, эффективность вряд ли будет достигнута.

Какие методы помогают эффективно управлять временем

Существует множество методов и техник эффективного управления временем, и в данном разделе мы рассмотрим наиболее популярные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Данная матрица позволяет расставлять приоритеты. Метод прост: нарисуйте таблицу из четырех ячеек и распределите по ним задачи согласно важности и срочности. В первую ячейку попадают важные и срочные задачи, которые требуют вашего времени и личного участия. Во вторую — важные, но несрочные задачи, на выполнение которых можно выделить время. Третья ячейка — срочные задачи, но не важные, которые лучше делегировать или решить позже. Четвертая ячейка включает в себя неважные и несрочные задачи, от которых следует в целом отказаться. Теперь, когда все задачи распределены по категориям, вы можете планировать их выполнение на дни и начинать действовать поэтапно.

Читайте ещё: Топ творческих профессий, связанных с рисованием

Метод 1-3-5

Этот метод предполагает выполнять каждый день дела разного уровня сложности: одно крупное (например, подготовить квартальный отчет), три средних (например, сходить за продуктами или сдать анализы) и пять мелких (например, загрузить стиральную машинку или приготовить ужин). Это помогает сбалансировать нагрузку и предотвратить накопление мелких дел.

Метод Канбан

Эта система позволяет отслеживать задачи на разных этапах — завершенные, находящиеся в работе или ожидающие своего времени. Визуализировать процесс можно с помощью доски и цветных стикеров. На доске вы обозначаете три колонки: «Сделать», «В работе», «Готово» (количество и название колонок могут быть любыми). Записанные задачи перемещаются между колонками в зависимости от уровня готовности.

Метод трех дел

Параллельное выполнение нескольких задач не всегда оказывается эффективным. Поэтому рекомендуйте выбирать три наиболее важные задачи и сосредотерапить на их выполнении. Это позволит избежать распыления сил и максимально сосредоточиться на главном.

Метод Fresh or Fried

Эта техника, название которой переводится как «Свежий или жареный», относится к состоянию нашего мозга. Утром он еще бодр и свеж, готовый к решению сложных задач. В течение дня интенсивная деятельность приводит к усталости, и к вечеру выполнять серьезные задачи уже не так легко. Поэтому, учитывайте эту особенность при планировании: сложные задачи следует выполнять в первой половине дня, а более простые можно оставить на вторую половину или вечер, что помогает повысить уровень продуктивности и избежать переутомления.

Метод «Сначала съешьте лягушку»

Здесь лягушки символизируют различные дела — и простые, и сложные, приятные и не очень. Бывают задачи, к которым не возникает никакого влечения — и мы пытаемся избегать их выполнения. Они часто откладываются на потом, вызывая стресс. Именно с таких задач и следует начинать рабочий день! Преодоление подобных вызовов не только помогает избавиться от стресса, но и даёт заряд мотивации.

Правило десяти минут

Если очередная задача кажется непривлекательной, пообещайте себе, что вы посвятите ей всего 10 минут. Начните решать дело — с большой долей вероятности, за это время вы станете втягиваться и продолжите работу.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает множество различных инструментариев и практик, которые направлены на грамотную организацию времени и повышение личной эффективности. Рассмотрим самые известные техники.

Правило 10 минут

Если перед вами стоит задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что займётесь ею в течение 10 минут. После чего приступайте к делу. Скорее всего, за это время вы втянетесь, и выполнение станет легче.

4D

Эта система организует входящие задачи на четыре категории и особенно полезна, когда перед вами много дел, а вы не знаете, как их решить. Возможные категории:

1 – Do (Сделать). Это важнейшие задания, которые необходимо выполнить в первую очередь, откладывать или передавать их кому-то нельзя.

2 – Delegate (Делегировать). Задачи, которые можно передать кому-либо — коллеге, помощнику, секретарю. При этом актуально, когда надежда выполнить задание самостоятельно отсутствует.

3 – Delete (Удалить). Сюда записываются задачи, которые не значимы и не важны.

4 – Delay (Отложить). Такие задачи не требуют срочного выполнения, однако следует установить четкий срок для возвращения к ним.

Данная система не подходит для долгосрочного планирования.

90 на 30

Сразу в полтора часа работайте, затем отдыхайте 30 минут. Эти циклы можно повторять. Сначала справляйтесь с приоритетами, а потом переходите к менее важным делам. Этот метод будет эффективен для людей, мыслящих в рамках времени и способствующих работоспособности.

Если полтора часа работы для вас слишком много, рассмотрите второй вариант — 52 минуты работы и 17 минут отдыха.

Fresh or Fried

Это метод управления временем подойдёт тем, кто склонен откладывать дела на потом. Главное правило — выполнять важные задачи сразу после пробуждения. В это время мозг ещё свеж и готов к работе. С вечера составьте список дел на утро.

GTD

GTD — это аббревиатура для Getting Things Done, что переводится как «Сделай дела». Этот метод обеспечивает последовательное завершение задач до конца. Он включает в себя не только элементы тайм-менеджмента, но и работу с информацией. Метод подходит не всем и требует высокой дисциплины и организации. Вся поступающая информация должна записываться.

В определённый диапазон времени выполняйте только одну задачу, избегайте многозадачности.
Записывайте всю получаемую информацию, не оставляйте ничего в голове.
Составляйте конкретные планы действий, избегая абстрактных списков дел.
Сохраняйте информацию на простом уровне, чтобы её быстро отыскать в будущем.
Каждое препятствие воспринимайте как задачу, которую нужно решить, а не как проблему.

POMODORO

Название метода происходит от кухонного таймера в форме помидора. С помощью него его автор Франческо Чирилло подготовился к экзаменам. Этот метод подойдет каждому, особенно для проведения долгих и монотонных работ.