Кроме того, следует отметить, что различия в роли секретаря в малой компании с численностью в сто человек и в крупной корпорации, где трудится несколько тысяч сотрудников, весьма значительны. В небольших организациях один человек может выполнять множество функций, от секретаря до технического специалиста, в то время как в крупных компаниях рабочие процессы строго регламентированы и централизованы, что делает невозможным решение всех задач одним работником. В таких условиях формируются целые отделы, каждый из которых отвечает за свою часть работы.
Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязанности?
Должность секретаря-референта охватывает широкий спектр обязательств, направленных на обеспечение бесперебойной работы компании через решение различных административных и организационных вопросов. При определении роли секретаря-референта важно отбросить стереотип о том, что это всего лишь миловидная девушка, отвечающая на телефонные звонки и занимающаяся приготовлением кофе. На самом деле, этот специалист зачастую выступает в роли главного помощника руководителя и надежного исполнительного ассистента, на которого можно положиться в любой ситуации. Успех работы референта сказывается на первых впечатлениях о компании, на планировании рабочего времени, на своевременной передаче важной информации в соответствующие департаменты, а также на организации взаимодействия между различными отделами, скорости и качестве решения неотложных организационных задач и многих других аспектах, которые играют ключевую роль в функционировании организации.
Обязанности
Обязанности, возлагаемые на секретаря-референта, разнообразны и многогранны. Они в первую очередь связаны с оказанием помощи руководителю в решении текущих задач. Среди основных обязанностей можно выделить следующие:
— Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции, а также правильная организация документооборота и распределение писем и документов между отделами и сотрудниками компании. Эффективное общение как в письменной, так и в устной форме от имени компании при отсутствии директора — предоставление исчерпывающей информации по запрашиваемым вопросам;
— Поддержка посетителей при их посещении офиса, что включает создание комфортных условий для их пребывания;
— Работа с документами. Это предполагает подготовку документов к ознакомлению для руководителя, установление их приоритетов и важности, а также систематизацию, хранение и обработку входящей и исходящей корреспонденции. Проверка и при необходимости корректировка документов, передаваемых на подпись;
— Составление рабочего графика руководителя и выполнение различных служебных поручений;
— Организация и координация проведения переговоров и совещаний, что включает уведомление работников, которые должны присутствовать на собрании, и подготовку соответствующих помещений, а также ведение протоколов заседаний;
— Организация командировок как для руководителя, так и для сотрудников: это включает бронирование билетов и гостиниц, контроль за их оплатой и качеством предоставляемых услуг;
— В некоторых случаях в обязанности секретаря-референта также входит обеспечение сотрудников офиса канцелярскими принадлежностями, ведение учета их наличия и осуществление своевременного заказа.
Личные качества
Резюмируя, можно с уверенностью утверждать, что успешность работы секретаря-референта зависит от его компетентности, исполнительности и обязательности. Таким образом, к вашим личным качествам выставляются высокие требования.
Организованность и самостоятельность. Быстрота принятия решений и оперативность в их осуществлении. Поскольку на секретаря-референта возложены административные и организационные функции, эти характеристики являются основополагающими для продуктивной работы.
Пунктуальность и обязательность. Данный специалист играет важную роль во многих организационных аспектах, связанных с функционированием компании.
Многозадачность. Часто выполняются несколько заданий одновременно, и требуется эффективное выполнение каждого из них без упущений.
Задачи и обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт занимает серьезную позицию в любой компании, он выступает связующим звеном между руководством и остальными работниками. Эти профессионалы выполняют широкий спектр обязанностей, что обеспечивает эффективное функционирование офиса и способствует повышению общей производительности компании. Какие задачи выполнять секретарю-референту? Рассмотрим подробнее основные обязанности.
- Организация работы офиса. Секретарь-референт отвечает за ведение делопроизводства и порядок в рабочем пространстве. Это включает в себя закупку канцтоваров, ведение базы данных контактов и документирование деловых встреч и совещаний.
- Координация встреч и мероприятий. Очень важной функцией является планирование и согласование встреч, совещаний и других мероприятий. Секретарь-референт несет ответственность за бронирование конференц-залов, отправку приглашений и напоминания о предстоящих событиях.
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции. Данный специалист осуществляет учет и распределение документов, писем и электронных сообщений, гарантируя их своевременную обработку и передачу соответствующим адресатам.
- Ведение календаря руководства. Секретарь-референт управляет графиком работы руководства, обеспечивает своевременное назначение встреч и напоминает о важных задачах.
- Прием и распределение звонков. Основная задача заключается в том, чтобы отвечать на телефонные звонки, перенаправлять их к нужным сотрудникам или записывать сообщения для дальнейшей обработки.
- Подготовка документов и отчетов. Секретарь-референт занимается составлением и оформлением деловой документации, включая письма, отчеты и презентации, что требует внимательного подхода и понимания специфики компании.
- Обеспечение конфиденциальности. Неотъемлемой частью обязанностей является защита конфиденциальной информации, связанной с деятельностью компании и её руководством.
- Правовое сопровождение. Иногда обязанности секретаря-референта могут включать задачи, связанные с правовым сопровождением компании, подготовку и архивирование юридических документов, регистрацию сделок и контроль их выполнения.
- Поддержка клиентов и партнеров. Секретарь-референт создает атмосферу гостеприимства, встречает и регистрирует посетителей, подготавливает документы и разъясняет их содержание клиентам и партнёрам.
Обязанности и задачи могут различаться в зависимости от масштаба компании и специфики её работы, однако перечисленные выше аспекты являются основными для данной должности. Секретарь-референт должен быть многозадачным специалистом, способным быстро адаптироваться к разнообразной работе, что требует от него гибкости, высокой организованности и внимательности к деталям.
Тест на профессию
Узнайте, подходит ли вам профессия секретаря-референта! Пройдите точный тест на профориентацию и узнайте свое призвание.
Секретарь-референт представляет собой важное звено в структуре любой организации. Они могут работать в самых разных сферах, начиная от коммерческий компаний и заканчивая государственными учреждениями. Рабочая обстановка секретаря-референта может значительно отличаться в зависимости от типа компании и специфики обязанностей. Давайте рассмотрим более детально, где можно встретить этих незаменимых сотрудников.
- Коммерческие компании. В частных фирмах и корпорациях секретари-референты, как правило, выполняют широкий спектр задач, включая координацию встреч, подготовку документации и обработку звонков и электронной почты.
- Государственные учреждения. Здесь секретарь-референт может заниматься организацией работы офиса, обработкой документации и взаимодействием с гражданами. В такой среде особенно важно знание юридических аспектов и способность эффективно работать с конфиденциальной информацией.
- Медицинские учреждения. В клиниках и больницах секретарь-референт может играть центральную роль в организации работы врачей, координации встреч с пациентами и ведении медицинской документации.
- Образовательные учреждения. В школах и университетах они могут быть заняты делопроизводством, координацией встреч между преподавателями и студентами, а также организацией различных мероприятий.
- Некоммерческие организации. В таких учреждениях секретарь-референт также выполняет административные функции, занимается взаимодействием с общественностью и организацией мероприятий.
Офисное пространство является типичной средой для работы секретаря-референта. Обычно это хорошо оборудованные рабочие места, включающие в себя компьютер, телефон, принтер и другую необходимые устройства. В некоторых случаях секретарю-референту предоставляется отдельное помещение или кабина для более продуктивного выполнения своих задач. Надо отметить, что рабочее место секретаря-референта зачастую располагается в непосредственной близости от руководителя или той фигуры, чью работу он координирует.
Рабочий день секретаря-референта обычно начинается до начала работы большинства сотрудников, чтобы подготовиться к дню, организовать необходимые документы, проверить почту и поздравить коллег с важными событиями. Завершение рабочего дня также может занять время, так как требуется подвести итоги, упорядочить информацию и подготовиться к следующему рабочему дню.
Секретарь-референт должен быть готов к множеству коммуникаций, включая телефонные звонки, электронные письма и личные встречи. Иногда необходимо быстро реагировать на неожиданные задания и проблемы. Насыщенный рабочий день и высокая степень ответственности требуют отличных навыков управления временем и устойчивости к стрессовым ситуациям.
Изучаем нормативные документы
Существует документ, регламентирующий все профессии, представленные на территории нашей страны, – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникают трудности с определением какой-либо должности в компании, всегда можно обратиться к этому классификатору и выбрать наиболее подходящее наименование.
Этот классификатор доступен на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, представлен Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) и Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Эти два документа являются частями ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, а второй – должности служащих.
Нас в данном случае интересуют должности служащих. В классификаторе насчитывается 2598 таких должностей, и здесь можно найти нужную для нас информацию.
Начнем с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу (см. Таблицу 1).
Таблица 1
Должности в ОК 016-94, содержащие наименование секретарь
Код
КЧ
Наименование должности
Код категории
Код по ОКЗ
Секретарь комитета (общественной организации)
Секретарь незрячего специалиста
Секретарь приемной Президента Российской Федерации
Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического)
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации
Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации
Секретарь судебного заседания
Секретарь заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации
Секретарь творческого союза
Секретарь учебной части (диспетчер)
Секретарь федеральной комиссии
Секретарь федерации (по видам спорта)
Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
Каждая должность обладает своим кодом. Кроме того, разные должности могут иметь один код по ОКЗ, что означает их принадлежность к одной группе. Название специальности «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа Секретари). В эту группу входят следующие должности:
- делопроизводитель;
- секретарь незрячего специалиста;
- секретарь руководителя;
- секретарь суда;
- секретарь учебной части;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка.
Вот как описаны секретари в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции, обеспечивая и обслуживая работу руководителя учреждения, организации или предприятия с использованием компьютеров, офисной техники и других гаджетов.
Их обязанности включают:
- организацию приема посетителей, телефонных переговоров, приема телефонограмм;
- ведение стенографических записей текстов документов, подготовленных руководителем, с последующей расшифровкой;
- работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машинку или компьютер;
- прием и отправку информации по телетайпу, факсу или другим техническим средствам;
- ведение делопроизводства;
- обеспечение рабочего места руководителя канцелярией и средствами оргтехники;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- осуществление контроля за работой других работников.
Сравниваем обязанности
Давайте взглянем на то, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием должности. Для этого обратимся к сайтам по поиску работы. Выберем несколько вакансий с названиями: секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер, отберем по три объявления для каждой категории и сравним списки обязанностей (не будем дублировать повторяющиеся обязанности в различных вакансиях).
Офис-менеджер
- Прием и распределение входящих звонков.
- Делопроизводство и документооборот.
- Выполнение поручений руководителя.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
- Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
- Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
- Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной и уютной атмосферы. Примечание автора:В данном случае работодатель явно решил сэкономить на менеджере по работе с клиентами.
- Прием звонков, поступивших на рекламную линию, с их перенаправлением в нужный отдел.
- Контроль за состоянием порядка и чистоты в офисе.
- Систематизация и классификация документов и информации, их доработка и доведение до непосредственных исполнителей. Примечание автора:Это, по сути, и есть делопроизводство, однако в данной вакансии оно указано отдельно.
- Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
- Курирование запросов сотрудников офиса по оформлению и передаче необходимых поручений и информации.
- Проверка правильности оформления документов при приеме на работу новых сотрудников. Примечание:На мой взгляд, кадровика в компании не существует!
- Осуществление копирования и множительного процесса.
- Выписка доверенностей.
- Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора:Опять о кадровике ничего не слышно!
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Подготовка документов и составление отчетов по расходам на хозяйственные нужды.
Секретарь
- Организация документооборота и ведение деловой переписки.
- Исполнение поручений руководителя.
- Подготовка необходимой документации и отчетности.
- Организация и координация встреч, переговоров и совещаний.
- Организация служебных командировок (заказ билетов на самолет и поезд, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
- Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п.).
- Прием и распределение входящих звонков.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками, часто на английском языке).
- Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
- Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
- Работа с почтой.
- Административная поддержка руководителя.
- Контроль исполнения поручений руководства.
- Работа с оргтехникой.
- Подготовка организационно-распорядительных документов.
Секретарь-референт
- Организация жизнедеятельности офиса.
- Прием и распределение телефонных звонков.
- Прием посетителей.
- Организация встреч и переговоров.
- Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
- Ведение деловой переписки.
- Отправка и получение почты, а также выдача доверенностей.
- Делопроизводство.
- Исполнение поручений руководства.
- Работа с курьерской службой.
- Взаимодействие с различными подразделениями компании.
- Обеспечение порядка в офисе и доброжелательной атмосферы.
- Административная поддержка графика дня директора.
- Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
- Подготовка организационно-распорядительной документации.
Профессиональные навыки секретаря-референта:
1. Коммуникативные навыки: секретарь-референт должен обладать отличными устными и письменными коммуникационными навыками. Вежливый и доброжелательный подход необходим для эффективного взаимодействия с руководителем, коллегами и клиентами.
2. Организационные навыки: секретарь-референт должен быть крайне организованным и уметь эффективно планировать свое время. Умение управлять временем, расставлять приоритеты и внимание к деталям крайне важны в этой роли.
3. Навыки работы с офисными программами: надлежит отличное знание офисных программ, таких как Microsoft Office, что позволяет секретарю-референту создавать и форматировать документы, таблицы, презентации и другие необходимые материалы.
4. Межличностные навыки: секретарь-референт должен быть коммуникабельным и уметь работать в команде. Важно также уметь эффективно взаимодействовать с руководством, коллегами и клиентами, а также решать конфликтные ситуации.
Должностная инструкция секретаря-референта представляет собой важный документ, помогающий в успешном выполнении задач и обязанностей этой должности. Она направляет секретаря-референта на развитие необходимых навыков и эффективность в исполнении своих обязательств.
Требования к этой вакансии
Неправильно думать, что должность референта руководителя – это простая отправная точка в карьерном росте. Сложные задачи, сжатые сроки их выполнения и высокая степень ответственности, которая подразумевает, что любая мелкая ошибка может негативно сказаться на репутации руководителя и компании в целом, указывают на необходимость наличии определенного опыта и квалификации.
Среди среднестатистических требований, предъявляемых к кандидатам на должность референта директора, можно выделить знание делового этикета и иностранного языка (чаще всего – английского). Важно быть знакомым с основами делопроизводства и архивного дела, а также ориентироваться в современном законодательстве. Кандидат не сможет получить эту должность, если у него отсутствуют грамотная письменная и устная речь, а также навыки уверенного владения компьютером и офисной техникой.
Требования к личностным качествам секретаря-референта включают в себя коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость и высокая степень исполнительности.
Карьера
На первый взгляд может показаться, что карьерные перспективы у помощника руководителя весьма ограничены. Однако карьерный рост референта зависит от масштабов организации, в которой он работает. Очевидно, сделать карьеру в офисе небольшого предпринимателя будет практически невозможно. В то же время, в крупных компаниях и корпорациях референты могут рассчитывать на переводы в другие отделы. Если помощнику предоставляется возможность координировать работу группы ассистентов, он может стать их руководителем. Кроме того, опыт, полученный на должности референта, может быть весьма полезен в других сферах, например, для основания собственного бизнеса и его успешного развития.
Нередко определяющим фактором в выборе профессии является уровень заработной платы. Давайте проанализируем, сколько зарабатывает референт директора.
В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, среднемесячная зарплата начинающих референтов составляет от 20 000 до 30 000 рублей, а для более опытных работников эта сумма может достигать 40 000 – 50 000 рублей. В больших областных центрах зарплаты референтов редко превышают 20 000 рублей. Как правило, доход референта руководителя соответствует зарплате среднестатистического офисного работника, если не учитывать специальные премиальные выплаты, которые работодатели устанавливают индивидуально.
