Должностная инструкция специалиста по снабжению

Следует подчеркнуть, что данный специалист является одним из первых, кто взаимодействует с поставщиками. По этой причине он обязан уметь вести переговоры, которые окажутся выгодными для компании, а также поддерживать взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Как грамотно составить инструкцию по должности снабженец: какие функции, требования и обязанности устанавливаются по профессии

Снабженец представляет собой фактически менеджера, который осуществляет закупку сырья и материалов, необходимых для обеспечения нормального функционирования предприятия. Очевидно, что этот специалист постоянно занимается мониторингом и контролем наличия различных материалов на складе, а также анализирует поставщиков с целью поиска оптимальных вариантов сотрудничества. В этой связи снабженец ответственен за определенный аспект управления запасами материалов и контроля объемов ресурсов на текущий момент. В случае необходимости он принимает решения о закупках, причем на многих предприятиях снабженец наделен полномочиями выбора выгодных условий сотрудничества. Таким образом, он имеет возможность анализировать предложения различных компаний и выбирать наиболее выгодные для своего предприятия с учетом как ценовых, так и качественных показателей.

К основным функциям данного специалиста также относится модернизация и организация работы складских помещений. Эти действия направлены на сохранение всех материальных ценностей в первоначальном состоянии. В разных компаниях подход к должности снабженца может варьироваться. Часто снабженец выполняет функции работника склада и проводит комплексные мероприятия, которые направлены на создание отчетности для руководства о необходимости выполнения тех или иных закупок. Правление компании также может устанавливать требования, которые дают снабженцу право самостоятельно принимать решения по вопросам закупок и выбора компаний-поставщиков.

В должностной инструкции указываются все функции, полномочия, обязанности и обязательства специалиста, принимая во внимание индивидуальные особенности предприятия, а также количество сотрудников на складе. В небольших компаниях все задачи, связанные со снабжением и складским обслуживанием, может выполнять один единственный специалист — снабженец. В более крупных организациях возникает необходимость распределения обязанностей между несколькими работниками, чтобы обеспечить эффективное исполнение всех задач, связанных со снабжением и организацией работы склада.

Сегодня в доступности имеется значительное количество образцов должностных инструкций для позиции «снабженец». Каждый руководитель формирует собственный список функций, на основании которых затем и создается перечень обязанностей для специалиста. В этом контексте, используя шаблон, работодателю нужно лишь адаптировать его, вписывая в него значимые требования, которые он считает необходимыми для достижения поставленных целей.

Снабженец — это специализированный работник, выполняющий различные функции по снабжению и организации складских помещений. Такой специалист, как правило, подчиняется начальнику отдела по снабжению, однако, если организация небольшая, он может быть единственным ответственным за эти функции. Все вопросы, касающиеся закупок, поставок и модернизации, этот специалист согласует с непосредственным начальством или генеральным директором компании.

Требования, на основании которых осуществляется прием на должность

Список требований формируется в зависимости от тех обязанностей и полномочий, которыми в будущем будет наделен данный специалист. В некоторых случаях роль специалиста ограничивается функцией менеджера по снабжению, что и определяет соответствующий список требований. В других случаях данный работник также будет заниматься вопросами обустройства складов и управления хранением материалов, товаров и сырья. Обычно перечень требований включает в себя следующие пункты:

Наличие высшего образования в области экономики. При этом стоит отметить, что нередко высшее руководство отдает предпочтение кандидатам со средним специальным образованием в области экономики или управления. Образование является важным аспектом, так как оно закладывает основу знаний будущего специалиста по его функциональной области;

Руководство крупных компаний часто требует от кандидатов наличие рабочего стажа. Считается, что опыт позволит специалисту быстрее адаптироваться и понять внутренние процессы компании, что, в свою очередь, способствует более быстрому вводу нового сотрудника в курс дела;

Снабженец также может быть наделен рядом дополнительных навыков, касающихся умений вести переговоры и осуществлять предварительные договоренности по заключению сделок;

Одним из важнейших требований зачастую становится наличие глубоких знаний в области использования специализированного программного обеспечения. На большинстве предприятий применяются такие системы для оптимизации и ускорения выполнения профессиональных задач.

Требования могут значительно варьироваться. Многие работодатели стараются трудоустроить сотрудника без опыта работы, но с необходимым образованием. Считается, что молодого специалиста проще обучить основам работы, нежели переучивать после прохождения обучения в других организациях. Также часто возникает необходимость указать в требованиях владение иностранными языками, особенно в тех случаях, когда компания занимается международным сотрудничеством. В крупных компаниях больше внимания уделяют кандидатам с опытом работы, так как это исключает необходимость проводить дополнительное обучение, требующее значительных временных затрат.

Должностная инструкция специалиста по снабжению — Образец

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Данная должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по снабжению.

1.2. Решение о назначении на данную должность и об освобождении от нее принимается директором на основании представления руководителя административно-хозяйственной службы.

1.3. На должность специалиста по снабжению назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы в области снабжения не менее одного года или среднее профессиональное образование и опыт работы в данной области не менее трех лет.

1.4. Специалист по снабжению в своей работе руководствуется следующими документами:

• действующими нормативно-техническими документами;
• локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией и трудовым договором.

1.5. Специалист по снабжению должен знать:

• законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы, касающиеся материально-технического обеспечения организации;
• методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения материально-техническими ресурсами (сырьём, материалами и т.д.);
• порядок разработки нормативов производственных запасов и мероприятий по сбережению ресурсов;
• порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
• требования к составлению и оформлению документации на отпуск материально-технических ценностей подразделениям;
• стандарты и технические условия, касающиеся материально-технического обеспечения качества продукции, методы и процедуры их разработки;
• оптовые и розничные цены, а также номенклатуру потребляемых материально-технических ценностей;
• порядок подготовки претензий к поставщикам за несвоевременное или некачественное исполнение условий заключенных договоров;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств связи и компьютеров;
• правила безопасности труда, технику безопасности и нормы противопожарной защиты.

1.6. Специалист по снабжению подчиняется руководителю административно-хозяйственной службы.

1.7. На период отсутствия специалиста по снабжению (в отпуске, на больничном и т. д.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по снабжению:

2.1. Участвует в разработке и внедрении:

• политики организации по материально-техническому обеспечению;
• программ по непрерывному обеспечению организации материально-техническими ресурсами, необходимыми для производства.

2.2. Проводит мероприятия, направленные на:

• повышение эффективности использования материально-технических ресурсов;
• снижение затрат, связанных с транспортировкой и хранением материально-технических ресурсов;
• усовершенствование системы контроля за расходованием материально-технических ресурсов;
• выявление и реализацию излишков материально-технических ресурсов.

2.3. Участвует в расчетах нормативов производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия и т. д.).

2.4. Осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на следующие аспекты:

• качество предлагаемых материально-технических ресурсов;
• цену;
• сроки поставок;
• выгодные условия поставок.

Обязанности, ответственность и требования к выполнению работы специалиста по снабжению

1. Обязанности

— Организация и контроль снабжения организации необходимыми материалами, оборудованием и услугами.
— Подготовка и заключение договоров с поставщиками, включая организацию торговых процессов, ведение переговоров и оформление договорных условий.
— Анализ рынка поставщиков и поиск новых возможностей для сотрудничества.
— Управление складскими запасами и контроль за их обновлением.
— Разработка и поддержка процедур закупок и контроля качества поставляемых товаров и услуг.
— Мониторинг сроков поставок и обеспечение своевременной доставки необходимых материалов и оборудования.
— Участие в составлении бюджета на снабжение и контроль его исполнения.
— Взаимодействие с другими подразделениями для удовлетворения их потребностей в материалах и услугах.
— Разрешение проблем и конфликтов, возникающих в процессе снабжения.

2. Требования

— Высшее или среднее профессиональное образование в области снабжения, логистики, экономики или другой смежной дисциплине.
— Опыт работы в снабжении или логистике, предпочтительно в аналогичной должности.
— Знание принципов и методов снабжения, закупок и контроля качества.
— Умение работать с компьютерными программами и пользоваться программным обеспечением для управления складом и отслеживания поставок.
— Отличные коммуникативные навыки и способность вести переговоры.
— Организаторские способности и хорошая управляемость временем.
— Аналитические навыки и умение принимать решения.
— Знание английского языка (желательно).

3. Ответственность

— За обеспечение организации необходимыми материалами и оборудованием в соответствии с требованиями и установленными сроками.
— За контроль качества поставляемых товаров и услуг.
— За соблюдение бюджета на снабжение и оптимизацию затрат.
— За своевременное информирование руководства о любых отклонениях от планов по снабжению и предложений по их устранению.
— За поддержание положительных отношений с поставщиками и ведение переговоров о лучших условиях сотрудничества.

Должностная инструкция специалиста по снабжению — это основной документ, определяющий его роль и функции в компании. Специалист, работающий в этой сфере, должен быть высококвалифицированным профессионалом, способным эффективно управлять снабжением и обеспечивать организацию необходимыми ресурсами для успешной работы.

Обязанности

В соответствии с ЕКТС, должностная инструкция специалиста по снабжению включает в себя следующие обязанности.

1. Регулярное сравнение цен на рынке с целью выявления наилучшего варианта продукта по соотношению цены и качества.
2. Составление плана закупок материального сырья, включая запасное, на основании нормативов и обоснованных расчетов.
3. Участие в разработке проектов и планов по вопросам оснащения предприятия необходимыми материалами, включая подготовку обоснованных расчетов к проектам.
4. Согласование с поставщиками всех сведений и характеристик по заказываемому товару.
5. Разработка и оформление норм на материально-технические ресурсы, ведение учета и контроля за использованием этих ресурсов.
6. Комплектование необходимых материалов для каждого отдела предприятия или для организации в целом.
7. Подготовка необходимой документации (отчеты, акты, официальные документы) в отношении работы с поставщиками.
8. Обновление или заключение тендеров или договоров с поставщиками на необходимые материально-технические ресурсы.
9. Реализация выделенных средств на закупку необходимых материалов.
10. Доставка необходимых ресурсов и проверка их на соответствие условиям договора.
11. Участие в ревизии материально-технического обеспечения и учет сверхнормативных запасов, с последующим планом реализации этого товара и корректировкой заказов на определенный период.

Как видно из должностной инструкции, обязанности снабженца обширны и требуют высокой ответственности. Именно по этой причине к нему предъявляют особые требования в плане профессиональных знаний и навыков.

Знания и навыки

Должностная инструкция также определяет, какие знания должен иметь специалист по снабжению. В их перечень входят следующие аспекты.

• Знание нормативной и правовой документации, непосредственно относящейся к сфере снабжения.
• Опыт составления планов снабжения и определения запасов.
• Умения в подготовке документации (заявки, акты, контракты с поставщиками и письма для предъявления претензий в случае несоответствия качества).
• Понимание стандартов, характеристик и ценового диапазона ресурсов.
• Знание трудового законодательства и правил охраны труда и противопожарной безопасности.
• На крупных предприятиях, занимающихся импортом, может потребоваться знание иностранного языка и понимание принципов таможенного оформления продуктов.
• Кроме того, специалист должен ориентироваться в работе компьютерных программ, включая как стандартные, так и специализированные (для учета и транспортировки).

Следует также отметить, что данный специалист является одним из первых, кто взаимодействует с поставщиками. Поскольку это ключевая роль, он обязан способен вести переговоры, которые будут выгодны для компании, а также поддерживать рабочие отношения с поставщиками.

Чем занимается снабженец?

1. Получает запрос на покупку продукции (от мелких предметов, таких как гвозди, до более крупных, например, смены окон).
2. Ищет поставщиков в интернете.
3. Находит контактные данные поставщиков.
4. Собирает и анализирует коммерческие предложения.
5. Выбирает поставщика с наиболее выгодными условиями и предложением.

Seldon.Basis — помощник снабженцу

Seldon.Basis представляет собой незаменимый инструмент для оценки надежности контрагентов и расширения клиентской базы.

Каждая компания нуждается в покупке офисных товаров или товаров для производственных нужд, таких как ручки, мебель или компьютеры. Все эти задачи выполняет сотрудник, ответственный за закупки — снабженец. Рассмотрим, какую выгоду может получить данный специалист благодаря Seldon.Basis.

Seldon.Basis берет на себя рутинные задачи, экономя время снабженца. Оставьте заявку на бесплатный пробный доступ:

Хотите полностью бесплатно?

Мы разместим вашу вакансию на 15 различных платформах.

Это предложение доступно только для новых клиентов.

Этот вопрос волнует многих стремящихся развиваться в этой области. На первый взгляд, может показаться, что работа специалиста заключается исключительно в учете и распределении ресурсов. Однако на практике его роль в организации намного более значительна и многогранна.

Основные обязанности данного специалиста включают в себя разработку и внедрение стратегий обеспечения организации необходимыми материалами и техническими средствами. Это подразумевает не только выбор поставщиков и ведение переговоров, но и анализ рынка, прогнозирование потребностей, а также контроль за качеством и своевременностью поставок. Сотрудник должен постоянно следить за изменениями цен и условий поставок, чтобы обеспечить максимальную эффективность и минимизировать затраты.

Для иллюстрации рассмотрим пример: предположим, организация планирует запуск нового производственного проекта. Задача специалиста по материально-техническому снабжению заключается в обеспечении проекта всеми необходимыми ресурсами, начиная от сырья и комплектующих и заканчивая специализированным оборудованием. Это требует от него глубоких знаний о бизнес-процессах, а также способности анализировать большие объемы информации и принимать оперативные решения.

Требования

Требования к кандидатам на эту должность включают высшее образование в области экономики или инженерии, опыт работы в сфере закупок или логистики, а также отличные навыки коммуникации и аналитики. Кроме того, специалист должен разбираться в законодательстве, уметь работать с бюджетами и обладать навыками работы с программами для учета и планирования.

Рабочее место специалиста по материально-техническому обеспечению обычно хорошо оборудовано для анализа данных, ведения переговоров и планирования деятельности. Это может быть офис в центральном здании компании или рабочее место на производственной площадке, в зависимости от специфики организации.